Risicomanagement is essentieel voor het garanderen van onze kerntaken. Beeld en Geluid inventariseert en beperkt de risico’s die de uitvoering van deze kerntaken kunnen belemmeren. Risicomanagement vormt om die reden een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering.
Onderdeel van het risicobeleid is dat er steeds zorgvuldig wordt afgewogen welke risico’s de organisatie loopt, welke beheersmaatregelen daartegenover staan en hoe we grip kunnen houden op de effectiviteit van deze maatregelen.
Beeld en Geluid hanteert bovendien goede afspraken over de financiële gevolgen van risico’s in relatie tot het weerstandsvermogen van het instituut. Het risicomanagement wordt voornamelijk op strategisch niveau gevoerd. Het is van belang dat dit ook meer structureel deel gaat uitmaken van de dagelijkse aansturing van het instituut. Daarom is Beeld en Geluid een traject gestart dat dit zal faciliteren. Beeld en Geluid wordt voor deze implementatie bijgestaan door een extern adviseur.
In de volgende paragrafen zijn de belangrijkste risico’s beschreven.
Strategische risico's
De bredere ontwikkelingen binnen de media, waaronder teruglopende reclame-inkomsten, vormen een punt van zorg voor alle publieke media-instellingen. Ook de afgeleide taken die Beeld en Geluid voor de omroepen uitvoert kunnen daar invloed van ondervinden. In de productie en het bereik van de publieke omroep staan de lineaire radio- en televisie-uitzendingen nog steeds centraal. Het aandeel uitgesteld en on-demand kijken neemt echter snel toe. De omroepen worden steeds actiever in het aanbieden van online platforms, content en programmering. In tegenstelling tot het lineaire radio- en televisiemateriaal van de NPO, stroomt dit type content niet automatisch (volgens de bestaande infrastructuur en archiefovereenkomst) in het Beeld en Geluid archief. Dit archief verliest daarmee potentieel aan reikwijdte en zeggingskracht: bij ongewijzigde afspraken zal een steeds groter wordend deel van de NPO-productie niet meer bij het media-archief worden bewaard en van daaruit beschikbaar kunnen worden gesteld voor onderzoek, hergebruik en programmering. Eenzelfde risico betreft ook de media die op regionaal en lokaal niveau worden geproduceerd, alsook de commerciële omroepproducties. Beeld en Geluid zal zich de komende jaren extra inzetten om ook deze media te kunnen borgen voor raadpleging en gebruik door toekomstige generaties.
Beeld en Geluid is voor zijn rol als knooppunt binnen de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed in steeds grotere mate, direct en indirect, afhankelijk van de cultuurbegroting van het ministerie van OCW. Het subsidiekader voor de periode 2021-2025 wordt op dit moment uitgewerkt en Beeld en Geluid is goed aangesloten bij de voorbereiding.
Naar aanleiding van de realisatie van de fusie met het Persmuseum wordt sinds 2017 een aantal nieuwe taken van Beeld en Geluid uit de Culturele basisinfrastructuur (BIS) en de middelen bestemd voor het beheer van de rijkscollectie gesubsidieerd. Het is het voornemen van het ministerie van OCW deze middelen uiterlijk aan het einde van de subsidieperiode per 2020 structureel aan het budget van Beeld en Geluid onder de Mediabegroting te voegen, waarmee de doorlopende kosten als gevolg van de fusie structureel zullen zijn gedekt.
Voor de uitbreiding van de taken van Beeld en Geluid op het gebied van audiovisuele archivering en duurzame digitale bewaring voor andere sectoren dan de landelijke publieke media, kan een wijziging van de (wettelijke) positie van Beeld en Geluid noodzakelijk of wenselijk zijn. Beeld en Geluid verkent op dit moment de mogelijkheden hiertoe, evenals de eventuele gevolgen voor de fiscale positie en extra administratieve lasten.
Operationele risico’s
De interne beheersing bij Beeld en Geluid is op orde en er zijn voldoende interne controlemaatregelen ter voorkoming van ongewenste handelingen. Met ingang van 1 januari 2017 is een nieuw geïntegreerd bedrijfssoftwaresysteem (AFAS) in gebruik genomen om dit mede te ondersteunen. Daarnaast heeft Beeld en Geluid een start gemaakt met de invoering van Rolling Forecast. Dit dient met name om de interne sturing te verbeteren en de organisatie in staat te stellen flexibeler in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. De jaarlijkse cyclus rond begroting en financieel jaarverslag zullen hierdoor niet wijzigen.
De organisatie heeft door het verder opleiden van medewerkers en het aantrekken van nieuwe en/of ontbrekende specialisaties het niveau van haar mensen verder opgevoerd. Het personeelsbestand en de samenstelling daarvan bij het instituut is kwalitatief goed voorbereid op de ontwikkelingen in de komende jaren en grote wijzigingen zijn hierin niet te verwachten.
Beeld en Geluid voert het beheer van het digitale archief zelf uit en loopt daardoor ook zelf de hiermee samenhangende risico’s, zoals bijvoorbeeld storingen die van invloed kunnen zijn op het niveau van de dienstverlening. De oplevering en ingebruikname van het nieuwe MAM-systeem in 2018 zorgt voor kleinere risico’s op het gebied van performance.
Net als andere organisaties heeft Beeld en Geluid te maken met toenemende regelgeving en de noodzaak tot strikte naleving hiervan. Vooralsnog heeft dit niet tot bijzondere risico’s geleid maar de toenemende complexiteit heeft geleid tot het instellen en ontwikkelen van een compliance en interne auditfunctie voor het instituut en het verder professionaliseren van de ondersteuning van het bestuur en van het toezicht. Een voorbeeld is de introductie van de ‘Algemene verordening gegevensbescherming’ (AVG) per 2018. Privacywetgeving heeft betrekking op verschillende dossiers bij Beeld en Geluid. We hebben hiertoe in 2018 een privacy impact assessment uitgevoerd op basis waarvan een aparte risicoanalyse is opgeleverd. Ten slotte is een interne privacy officer aangewezen zoals wij onder de wet verplicht zijn te doen.
Ten slotte berusten de intellectuele eigendomsrechten van het grootste deel van de archiefcollectie van Beeld en Geluid nog steeds bij derden. Dit materiaal mag meestal slechts onder voorwaarden door Beeld en Geluid worden gebruikt of aan anderen ter beschikking worden gesteld. Deze voorwaarden zijn soms vooraf bepaald maar worden ook vaak ad hoc afgesproken. Beeld en Geluid heeft de verplichting deze rechten te respecteren. Mede door de veelheid aan verschillende afspraken en de zorgvuldigheid waarmee Beeld en Geluid de aan hem toevertrouwde collecties beheert, neemt Beeld en Geluid adequate maatregelen om deze belangrijke rechtenbeheerstaak te bewaken.
Financiële risico’s
Na een aantal jaren van almaar dalende rentetarieven lijkt het laagste punt inmiddels te zijn bereikt. Op dit moment is er nog geen reëel zicht op hogere rentevergoedingen en houdt Beeld en Geluid voor 2019 er rekening mee dat de rentevergoeding gelijk, dus nihil blijft. Beeld en Geluid heeft een ruime liquiditeitspositie en heeft daarom last van de huidige lage spaarrentes. Een deel van deze liquiditeit zal in de toekomst aangewend moeten worden voor het aflossen van het vreemde vermogen. Dit betreft een nominale verplichting waarop inflatie geen invloed heeft en derhalve wordt er geen risico gelopen ten aanzien van de toekomstige aflossingsverplichting.
Conform de eisen die het ministerie stelt aan de begroting houdt Beeld en Geluid in haar begroting geen rekening met eventuele prijsstijging van lasten en baten. In de loop van het begrotingsjaar kent het ministerie het accres toe. Hierdoor loopt Beeld en Geluid het risico dat de kostenstijging hoger wordt dan het accres zonder dat er al maatregelen ter compensatie in de begroting zijn opgenomen. Het is niet de verwachten dat het hier om grote financiële risico’s zal gaan en dat er in de tweede helft van 2019 nog adequate maatregelen genomen moeten worden om dit risico op te kunnen vangen.
Het museum van Beeld en Geluid is aan het einde van de technische en inhoudelijke levensduur. Hoewel de waardering van de bezoekers rond een 8 blijft, zien we wel dat er meer scores zijn van 6 en lager. De bezoekersaantallen lagen eind 2018 iets boven het gemiddeld niveau (sinds de opening eind 2006) en daarmee rond het begrote aantal. De opbrengsten in 2017 liggen echter lager dan begroot en daarmee bestaat de verwachting dat in 2018 eenzelfde situatie zich voordoet. Dit komt onder meer omdat het aandeel niet-betalende bezoekers de laatste jaren toeneemt. Dit zijn bezoeken aan bijvoorbeeld de Open Studiodagen en gedeeltelijk ook tijdens de Top 2000. Er zijn adequate maatregelen genomen om een tegenvaller op de museuminkomsten in 2018 op te kunnen vangen. De ontwikkeling van bezoekerscijfers en waardering wordt gemonitord en indien nodig zal extra inzet worden gepleegd om binnen de doelstellingen te blijven. Extra inzet richt zich op het behoud van de bezoekersaantallen van ruim 200.000 per jaar met een gemiddelde waardering van 7,8 en kan binnen de bestaande begroting en bezetting worden gevonden.
Momenteel werkt Beeld en Geluid aan een vergaande vernieuwing van museum. De ambities zijn hoog en de daarmee gepaard gaande kosten ook. Inmiddels bestaat er een goed zicht op de totale kosten van de vernieuwing, mede omdat het voorlopig ontwerp gereed is. Beeld en Geluid beschikt voor voldoende financiële ruimte om de belangrijkste vernieuwingsambities te realiseren, maar hoopt met inzet van additionele financiering, waaronder bijdragen van fondsen, bedrijven, particulieren en anderen, al haar ambities te kunnen realiseren. Het risico dat kosten alsnog hoger gaan uitvallen is beperkt en vormt geen risico voor de exploitatie ruimte van Beeld en Geluid. Ook met tegenvallende bijdragen uit additionele is al rekening gehouden.
Idzerda ontvanger
Een van de Idzerda ontvangers uit ca 1920 (Nederlandsche Radio Industrie Den Haag)
