Bericht van de raad van toezicht

Van links naar rechts: Julia Noordegraaf, Mark Minkman, Guusje ter Horst, Hedwig Saam, Arendo Joustra en Karin de Groot. Ontbrekend: Shula Rijxman, Bert Huisjes

In 2018 kwam de Raad van Toezicht vijf keer bij elkaar. Daarnaast kwamen de leden op werkbezoek bij het eigen Beeld en Geluid. De per februari 2018 aangetreden nieuwe directeur-bestuurder verzorgde in juni een mooi programma voor de leden van de Raad. Met een ‘deep-dive’ in het archief en een ‘big fly-over’ ingaand op de inhoudelijke ontwikkelingen, maakten de leden nader kennis met de organisatie, medewerkers en toekomstplannen van Beeld en Geluid. Buiten de reguliere vergaderingen om, vond regelmatig overleg plaats tussen de voorzitter en directeur-bestuurder. In april 2018 vond een jaargesprek plaats tussen de Raad en alle leden van de Ondernemingsraad. Daarnaast spraken de voorzitter en vice-voorzitter van de Raad twee keer met het dagelijkse bestuur van de Ondernemingsraad. Verder waren enkele Raad van Toezicht leden gedurende het jaar aanwezig bij diverse evenementen van Beeld en Geluid.

Strategische ontwikkelingen

Vanuit haar toezichtstaken besteedde de Raad van Toezicht aandacht aan de voortgang en realisatie van de belangrijkste strategische ontwikkelingen van Beeld en Geluid. Een daarvan is de voorgenomen vernieuwing van het Museum. De Raad vroeg om nadere inhoudelijke informatie over de op stapel staande vernieuwing en de visie van de nieuwe directeur-bestuurder daarop. Daarnaast aandacht voor het mitigeren van risico’s gericht op het draaiende houden van de huidige Experience en het behoud van bezoekers en inkomsten in de overgangsperiode. De voortgang van de implementatie van de nieuwe archiefdienst DAAN had eveneens de aandacht van de Raad; met name het belang van stakeholders en klanten in dit proces. Het jaarverslag en de jaarrekening 2017 werden door de Raad van Toezicht goedgekeurd, met daarbij de vraag om nauw samen te blijven werken met de accountant aan de interne financiële beheersing. In het verlengde daarvan werden de leden uitgebreid geïnformeerd over de implementatie van Activity Based Management (ABM), reeds gestart in 2017. Met de komst van de nieuwe directeur-bestuurder kreeg de uitvoering van ABM een andere nadruk: het creëren van bewustwording op intern financieel beheer en verantwoording, maar dan wel zodanig uitgevoerd dat een inhoudsgedreven en klantgerichte organisatie mogelijk blijft. Gedurende het jaar werden de leden op de hoogte gehouden over de borging van de collectie van het voormalige Persmuseum na de fusie in 2017, met in het bijzonder de nieuw aangetrokken medewerker op dit werkterrein, de afgesloten beheersovereenkomst met het IISG, het eindrapport met de bevindingen van de archiefinspectie en de inhoudelijke programmering rondom pers en journalistiek bij en door Beeld en Geluid. De voortgang van de reorganisatie-pilot ‘Beter en Gedurfder’ had eveneens belangstelling van de Raad. De voorzitter en vice-voorzitter spraken hiertoe regelmatig met het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad over onder meer de veranderbereidheid en het verandervermogen van de organisatie. Tot slot keurde de Raad het Beeld en Geluid-jaarplan 2019 vast en vroeg om aanscherping van de KPI’s en de implementatie van een bijbehorende Planning & Control cyclus.

Onafhankelijk toezicht

Zoals gerapporteerd in het jaarverslag 2017 had onafhankelijk toezicht in de huidige samenstelling van de Raad van Toezicht de benodigde aandacht, met in het bijzonder de benoemingsrechten van de NPO zoals vastgelegd in de statuten van Beeld en Geluid. Gedurende 2018 heeft de Raad vanuit een gezamenlijk belang actief gezocht naar een oplossing voor deze kwestie. Eind 2018 kwamen Beeld en Geluid en de NPO overeen om de benoemingsrechten te laten vervallen en een nieuw profiel op te stellen voor de Raad van Toezicht als geheel en in zijn samenstelling. Voorts het voornemen om de statuten in dat kader te wijzigen. Het onafhankelijk toezichthouderschap is hierdoor meer geborgd volgens de moderne governance-opvattingen over onafhankelijk toezichthouderschap. Dit betekent dat de Raad van Toezicht vanaf 2019 zelf zijn leden benoemt aan de hand van het vastgestelde profiel; met uitzondering van de voorzitter, die wordt formeel door de minister van OCW benoemd.

Begin februari 2019 bekrachtigden Beeld en Geluid en de NPO de verdere afspraken hieromtrent in een gezamenlijke brief aan de minister van OCW en zijn de statuten van Beeld en Geluid met besluit van de Raad van Toezicht gewijzigd. De nieuwe statuten zijn vanaf 20 februari 2019 geldig. Binnen de Raad van Toezicht zijn afspraken gemaakt over een overgangsperiode voor de zittende leden in relatie tot de nieuwe statuten.

Benoeming Hedwig Saam tot lid van de Raad van Toezicht

In februari van 2018 werd Hedwig Saam benoemd als nieuw lid van de Raad van Toezicht. De huidige leden besloten unaniem dat mw. Saam met haar kennis en expertise in de museale sector de Raad in haar samenstelling completeert. Vanwege haar financiële kennis en ervaring is zij eveneens toegetreden tot de auditcommissie van de Raad van Toezicht. Voorts concludeerde de Raad dat mw. Saam voldoende onafhankelijk kan acteren als toezichthouder. De werving geschiedde openbaar en met de inzet van werving- en selectiebureau Public Spirit.

Remuneratiecommissie en auditcommissie

In het najaar van 2018 vond een evaluatie- en functioneringsgesprek plaats tussen de remuneratiecommissie en de directeur-bestuurder. Er diende een besluit genomen te worden over het omzetten van het dienstverband van bepaalde naar onbepaalde tijd. Hiertoe sprak de commissie een divers aantal medewerkers uit de organisatie en raadpleegde daarnaast het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad. Ook ontving de remuneratiecommissie feedback en aandachtspunten van de Raad van Toezicht-leden zelf. Het functioneringsgesprek met de directeur-bestuurder vond plaats in november. KPI’s voor de organisatie en persoonlijke doelen zijn geformuleerd en zullen bij een volgende evaluatie met de directeur-bestuurder aan de orde komen. De Raad van Toezicht besloot op basis van de gesprekken en functioneren tot aanstelling van de directeur-bestuurder voor onbepaalde tijd.

De leden van de auditcommissie zijn in 2018 vier keer bij elkaar gekomen. Naast de voorbespreking van de jaarrekening 2017 besteedde de commissie onder meer aandacht aan de begroting en de kwartaalrapportages, planning & control, de actualisatie van het procuratie protocol, het treasurystatuut en risicomanagement, waaronder de financiële risico’s met betrekking tot de vernieuwing van het museum.

Zelfevaluatie Raad van Toezicht 2018

Conform de Governance Code Cultuur voerde de Raad van Toezicht in september van 2018 een zelfevaluatie uit naar het eigen functioneren en samenspel met de directeur-bestuurder. Elk jaar voert de Raad een zelfevaluatie uit en om de twee jaar laat hij zich daarbij begeleiden door een extern en onafhankelijk bureau. Dit jaar stond Puck Dinjens van Governance in Balans de Raad van Toezicht terzijde bij de zelfevaluatie. Mw. Dinjens voerde met elk lid afzonderlijk een gesprek, elk lid vulde een algemene vragenlijst in en beantwoordde enkele vragen met betrekking tot de ‘AEM Cube’, een niet-normatief drijfveren-model dat zich richt op de persoonlijke bijdrage, ontwikkeling en groei. Uit de zelfevaluatie kwamen enkele verbeterpunten naar voren die vervat zijn in een actieplan dat gedurende het jaar wordt gemonitord. Enkele zaken uit het actieplan hebben betrekking op de ‘zachte werkgeversrol’ van de Raad, op de werving van nieuwe leden (het benodigde ‘type’ leden in het licht van de samenstelling), de rol van de Raad van Toezicht als sparringpartner van de directeur-bestuurder, het begrotingsproces en waardering daarbij van risico’s, een aanscherping op het inwerkprogramma van nieuwe leden, de educatie en opleidingsbehoeften van leden op gebied van governance en informatieverschaffing aan en door de leden van de Raad.

Tot slot kreeg de Raad van Toezicht in het najaar van 2018 de nieuwe uitgave van de Governance Code Cultuur 2019 uitgereikt en zijn de aandachtspunten daarin toegelicht.

Vacatures in de Raad van Toezicht per 2019

In 2019 ontstaan er twee vacatures in de Raad van Toezicht wegens aflopende zittingstermijnen. Dit betreft een lid met financiële expertise (per februari 2019) als beoogd voorzitter van de auditcommissie en de voorzitter (per juli 2019). De Raad anticipeerde hier tijdig op door eind 2018 reeds twee benoemingsadviescommissie samen te stellen uit haar midden. Raad van Toezicht-lid Arendo Joustra is in verband met het aftreden van Mark Minkman begin 2019 aangewezen als de nieuwe vice-voorzitter van de Raad van Toezicht per februari 2019.

Aftreedrooster en ledenoverzicht Raad van Toezicht t/m 31 december 2018

Nevenfuncties Raad van Toezichtleden t/m 31 december 2018

Guusje ter Horst

Voorzitter Raad van Toezicht, lid remuneratiecommissie
Hoofdfunctie: Voorzitter Bestuur Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie
Nevenfunctie(s):

• Lid Raad van Toezicht Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten

• Vice voorzitter Raad van Commissarissen, woonstichting de Key

• Vice voorzitter Raad van Toezicht Consumentenbond

• Lid Raad van Commissarissen Shell Nederland.

Mark Minkman

Raad van Toezicht lid, vice-voorzitter Raad van Toezicht, voorzitter remuneratiecommissie, voorzitter auditcommissie
Hoofdfunctie: Algemeen directeur Paradiso
Nevenfunctie(s):

• Voorzitter Raad van Toezicht ACT (acteursbelangen)

Karin de Groot

Raad van Toezicht lid
Hoofdfunctie: Directeur Televisie Talpa Network
Nevenfunctie(s): geen

Shula Rijxman

Raad van Toezicht lid
Hoofdfunctie: Voorzitter Raad van Bestuur NPO
Nevenfunctie(s):

• STER, lid bestuur (uit hoofde van de hoofdfunctie)

• Nationale Opera & Ballet, lid Raad van Toezicht

• Stichting Stimulering Muziekonderwijs, lid platform-ambassadeurs

• Nationaal Holocaust Museum, Raad van Ambassadeurs

• One Young World The Hague, Raad van Advies

• Hilversum Marketing, Comité van Aanbeveling

Julia Noordegraaf

Raad van Toezicht lid
Hoofdfunctie: Hoogleraar Digitaal Erfgoed, Faculteit der Geesteswetenschappen UvA
Nevenfunctie(s):

• Lid Bestuur voor Media Studies, Common Lab Research Infrastructure for the Arts and Humanities - CLARIAH
• Lid Executive Team Coordination and Support Action voor het Time Machine project (H2020 grant agreement No. 820323).

Bert Huisjes

Raad van Toezicht lid
Hoofdfunctie: Directeur Omroep WNL
Nevenfunctie(s): geen

Arendo Joustra

Raad van Toezicht lid
Hoofdfunctie: Hoofdredacteur Elsevier Weekblad
Nevenfunctie(s):

• Secretaris Willem Oltmans Stichting

• Bestuurslid Bart Tromp Stichting

• Lid Comité van Aanbeveling van de Stichting Mediageheugen

• Bestuurslid Lucas Ooms Fonds

• Lid Raad van Toezicht Roosevelt Institute for American Studies

• Bestuurslid Jac. van Veen Persprijs

• Lid Commissie Huizinga-lezing

• Lid Comité van Aanbeveling GerardvanWesterloo.nl

• Lid Commissie Toezicht en Naleving / Raad van Uitvoering CAO voor het Uitgeverijbedrijf

• Lid Academie De Gouden Ganzenveer

Hedwig Saam

Raad van Toezicht lid, lid auditcommissie
Hoofdfunctie: Directeur Museum Het Valkhof
Nevenfunctie(s):

• Voorzitter Bank Giro Loterij/Prins Bernhard Cultuurfonds Museumprijs,

• Raad van Toezicht Dutch Design Foundation (Dutch Design Week),

• Bestuurslid Stichting Sonsbeek Internationaal/State of Fashion,

• Bestuurslid Stichting Museum Of Our Food (in oprichting),

• Lid examencommissie interieurarchitectuur Architectenregister

Hilversum, 28 maart 2019

Dr. G. ter Horst

Voorzitter Raad van Toezicht